Yhdistyksen säännöt
Säännöt - Hyväksytty yhdistyksen syyskokouksessa 9.11.2016
Nimi ja kotipaikka
1 §
Yhdistyksen nimi on Vantaan Seudun Sukututkijat ry. Yhdistyksen kotipaikka on Vantaan kaupunki.
Tarkoitus ja toiminnan laatu
2 §
Yhdistys edistää jäsentensä sukututkimusharrastusta sekä tekee toimintaansa tunnetuksi muiden sukuharrastajien ja sukututkijoiden keskuudessa.
3 §
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys
- a) järjestää neuvonta- ,koulutus- ja esitelmätilaisuuksia, kursseja, luentopäiviä, arkisto-opastusta ja opintoretkiä,
- b) lainaa ja välittää jäsenilleen voittoa tavoittelematta sukututkimusta käsittelevää kirjallisuutta ja muuta aineistoa,
- c) järjestää yleisötapahtumia ja näyttelyitä,
- d) julkaisee jäsenlehteä,
- e) pitää yhteyttä muihin sukututkijayhdistyksiin Suomessa ja ulkomailla ja
- f) hoitaa muut näiden sääntöjen ja yhdistyslain määräämät tehtävät.
4 §
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta omaisuutta, vastaanottaa avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja sekä toimeenpanna arpajaisia ja varainkeräyksiä. Tarvittaessa yhdistys hankkii toiminnalleen asianomaisen luvan.
Jäsenet
5 §
Yhdistyksen varsinaisena jäsenenä voi olla yksityinen henkilö, jonka hallitus hyväksyy jäseneksi. Yhdistyksen kannattavaksi jäseneksi hallitus voi hyväksyä yksityisen henkilön sekä oikeuskelpoisen yhteisön tai säätiön, joka suorittaa yhdistyksen syyskokouksen vuosittain määräämän kannatusmaksun. Kannattavalla jäsenellä on yhdistyksen kokouksessa läsnäolo -ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.
6 §
Jäsenen, joka haluaa erota yhdistyksestä, tulee ilmoittaa siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa sen pöytäkirjaan merkittäväksi. Jäsensuhde lakkaa sen kalenterivuoden lopussa, jonka aikana eroamisilmoitus on tehty. Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei noudata yhdistyslain 14 §:n määräyksiä eikä näitä sääntöjä. Ennen erottamispäätöksen tekemistä, on asianomaiselle jäsenelle varattava tilaisuus selityksen antamiseen. Jäsen katsotaan eronneeksi yhdistyksestä, mikäli hän ei ole maksanut jäsenmaksuaan kalenterivuoden loppuun mennessä sen erääntymisestä.
Jäsenmaksut
7 §
Jokainen varsinainen jäsen suorittaa yhdistykselle vuosijäsenmaksun, jonka suuruuden päättää yhdistyksen syyskokous. Kunkin kalenterivuoden osalta jäsenmaksu on suoritettava viimeistään eräpäivänä. Jos jäsen laiminlyö jäsenmaksunsa maksamisen määräaikana, saavuttaa hän äänioikeuden suorittamalla rästissä olevat jäsenmaksunsa. Jäsenen, joka liittyy yhdistykseen kesken tilivuotta, on suoritettava koko kulumassa olevan vuoden jäsenmaksu.
Toimielimet
8 §
Yhdistyksen päättävät elimet ovat yhdistyksen kokous ja hallitus.
Yhdistyksen kokous
9 §
Yhdistyksen varsinaisia kokouksia pidetään kaksi vuodessa, kevätkokous huhtikuun loppuun mennessä ja syyskokous marraskuun loppuun mennessä. Kokouspaikasta ja –ajasta päättää hallitus. Yhdistyksen ylimääräinen kokous pidetään, milloin edellinen kokous on niin päättänyt tai hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti ilmoittamansa asian käsittelyä varten vaatii.
10 §
Yhdistys kutsutaan koolle joko tiedotuksella, joka julkaistaan syyskokouksen määräämissä sanoma- ja paikallislehdissä vähintään neljätoista (14) päivää ennen kokousta tai kullekin jäsenelle vähintään neljätoista (14) päivää ennen kokousta kirjeitse tai sähköpostilla jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat.
11 §
Yhdistyksen kevätkokouksen tehtävänä on
- a) valita kokouksen toimihenkilöt,
- b) käsitellä hallituksen laatima kertomus yhdistyksen toiminnasta edellisen kalenterivuoden ajalta,
- c) käsitellä yhdistyksen tilit ja toiminnantarkastajien niistä antama lausunto,
- d) vahvistaa tilinpäätös.
- e) päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille sekä
- f) päättää muista kokouskutsussa mainituista asioista.
12 §
Yhdistyksen syyskokouksen tehtävänä on
- a) valita kokouksen toimihenkilöt,
- b) määrätä vuosijäsenmaksun ja kannatusmaksun suuruus seuraavaksi vuodeksi,
- c) päättää toimihenkilöille mahdollisesti suoritettavista palkkioista,
- d) valita joka toinen vuosi yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja kahdeksi seuraavaksi kalenterivuodeksi,
- e) valita yhdistyksen kuusijäseniseen hallitukseen kahden seuraavan kalenterivuoden ajaksi jäsenet erovuoroisten tilalle. Puolet jäsenistä on vuosittain erovuorossa, ensimmäisellä kerralla ratkaisee arpa erovuorossa olevan,
- f) valita kaksi toiminnantarkastajaa ja kaksi varatoiminnantarkastajaa tarkastamaan seuraavan kalenterivuoden hallintoa ja tilejä,) hyväksyä toimintasuunnitelma seuraavaa vuotta varten,
- h) hyväksyä talousarvio seuraavaa vuotta varten,
- i) määrätä millä tavalla yhdistyksen kokoukset kutsutaan koolle ja miten tiedonannot jäsenille toimitetaan sekä
- j) päättää muista kokouskutsussa mainituista asioista.
13 §
Yhdistyksen kokous voi kutsua kunniapuheenjohtajaksi ja kunniajäseneksi yhdistyksen toiminnassa erityisesti ansioituneen jäsenen. Kunniapuheenjohtajan ja kunniajäsenen saavuttamat jäsenoikeudet säilyvät, mutta heiltä ei peritä jäsenmaksua.
Hallitus
14 §
Hallitus valitsee keskuudestaan vuodeksi kerrallaan varapuheenjohtajan. Hallitus valitsee myös rahastonhoitajan, sihteerin ja jäsensihteerin, jotka voivat olla hallituksen ulkopuolelta. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta ja on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on läsnä. Hallitus voi asettaa avukseen erilaisten asioiden valmistelua ja päätösten täytäntöönpanoa varten toimikuntia ja työryhmiä.
15 §
Hallituksen tehtävänä on
- a) johtaa yhdistyksen toimintaa ja toimeenpanna yhdistyksen kokouksen päätökset,
- b) vastata yhdistyksen taloudesta ja omaisuudesta,
- c) laatia yhdistyksen kevätkokoukselle toimintakertomus ja tilinpäätös sekä yhdistyksen syyskokoukselle toimintasuunnitelma ja talousarvio,
- d) esittää yhdistyksen tilit, pöytäkirjat ja muut hallintoa ja varainhoitoa koskevat asiakirjat tilintarkastajille ja tarkastuksen tapahduttua yhdistyksen kevätkokoukselle,
- e) kutsua koolle yhdistyksen kokous,
- f) pitää jäsenluetteloa,
- g) suorittaa yhdistyksen jäsenlehden päätoimittajan vaali,
- h) valvoa, että sääntöjen määräyksiä ja yhdistyksen päätöksiä noudatetaan,
- i) edustaa yhdistystä sekä
- j) täyttää ne muut velvoitteet ja tehtävät, jotka sille lain ja näiden sääntöjen mukaan kuuluvat.
Tilikausi ja tilintarkastus
16 §
Yhdistyksen tilivuosi on kalenterivuosi. Yhdistyksen tilit on jätettävä tilivuotta seuraavan maaliskuun 15. päivään mennessä toiminnantarkastajille, joiden on viimeistään maaliskuun loppuun mennessä annettava niistä lausuntonsa hallitukselle yhdistyksen kevätkokoukselle esitettäväksi.
Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
17 §
Yhdistyksen nimen kirjoittavat yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
Erinäisiä määräyksiä
18 §
Näiden sääntöjen muuttamiseen tai yhdistyksen purkamiseen vaaditaan, että muutoksen tai purkamisen hyväksi annetut äänet vastaavat vähintään kolme neljäsosaa (¾) annetuista äänistä.
19 §
Jos yhdistys purkautuu on yhdistyksen varat ja omaisuus sen jälkeen kun velat ja muut sitoumukset on suoritettu, luovutettava yhdistyksen purkautumisesta päättävän yhdistyksen kokouksen määräämällä tavalla sukututkimustoimintaa edistäviin tarkoituksiin. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.